INTESTAZIONE: deve contenere la ragione sociale e l’indirizzo della ditta che spedisce la lettera (mittente). Se il mittente è una persona fisica, l’intestazione deve contenere il suo nome, cognome e indirizzo.

DATA: deve essere preceduta dal nome del luogo, dal quale si spedisce la lettera seguito da una virgola (ad esempio: Siena, 02/08//2002).

DESTINATARIO: questa parte della lettera deve contenere la ragione sociale e l’indirizzo della ditta, alla quale si spedisce la lettera (destinatario). La ragione sociale del destinatario è preceduta dalla formula Spettabile (Spett.le). Se il destinatario è una persona fisica, questa parte della lettera deve contenere il suo nome, cognome e indirizzo. Il nome deve essere preceduto dalle espressioni Egregio (per uomini) e Gentile (per uomini e donne) seguite eventualmente da un titolo. I titoli più frequenti sono: Dottore, per tutte le persone laureate (Dott.); Avvocato (Avv.); Ingegnere (Ing.) Architetto (Arch.).

DISTRIBUZIONE: questa parte della lettera deve contenere nome, cognome ed eventualmente indirizzo di quelle persone, alle quali si vuole far conoscere l’esistenza della lettera, anche se esse non sono destinatari diretti della stessa. Il nome e cognome deve essere preceduto dalla formula E per conoscenza (e, p.c.).

RIFERIMENTO: questo elemento deve comparire nella lettera, se essa è una risposta ad una lettera precedente o si riferisce ad una lettera o un documento già esistente. Il riferimento (Rif.) è costituito di solito dalla data o dal numero di protocollo (Prot.) della lettera o del documento precedente (ad esempio: se la lettera che si scrive è una risposta ad una lettera precedente scritta dal destinatario, allora la formula da usare sarà Rif. Vs. (vostro) 12/08/2002; se invece la lettera fa riferimento ad un testo precedente sempre del mittente, allora la formula da usare sarà Rif. Ns. (nostro) 15/08/2002).

OGGETTO: deve indicare sinteticamente il contenuto della lettera.

TESTO: se la lettera è indirizzata ad una persona fisica, la formula iniziale può contenere il nome e cognome del destinatario preceduti da Egregio o Gentile. Se la lettera è invece indirizzata ad una ditta, l’espressione da usare è Spettabile. Se il destinatario è una persona fisica, nel testo ci si dovrà rivolgere ad essa con il Lei. Se il destinatario è una ditta, si dovrà invece usare il Voi. NB: in entrambi i casi tutti i pronomi e gli aggettivi possessivi che si riferiscono al destinatario devono essere scritti con la lettera maiuscola.

ALLEGATI: in questa parte della lettera devono essere indicati gli eventuali documenti (ad esempio le fatture) che si intendono unire alla lettera.